دریافت گواهینامه ایزو: روند، شرایط و مدارک مورد نیاز
- مجموعه: نکات و قوانین حقوقی
دریافت گواهینامه ایزو
یکی از سوالات مهمی که فکر مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها را مشغول خود کرده است، فرایند و مراحل دریافت گواهینامه ایزو است. اگر شما هم به دنبال دریافت گواهی ISO معتبر هستید و می‌خواهید با مراحل صدور گواهی ISO از منابع معتبر تحت اعتبار IAF آشنا شوید، حتماً این مقاله را مطالعه کنید.
در این مقاله، به طور ساده و جامع، شرایط و فرایندهای مرتبط با دریافت گواهی ISO معتبر برای شرکت‌ها و سازمان‌ها را در چند گام توضیح خواهیم داد:
مراحل دریافت گواهینامه ایزو
مرحله اول: پاس کردن الزامات استاندارد برای دریافت گواهی ISO
وقتی یک سازمان تصمیم به دریافت گواهینامه ایزو می گیرد، باید الزامات استاندارد مربوطه را برآورده کند. استانداردهای ISO و راهنماهای مرتبط با آن دارای بندها و الزاماتی هستند که در هنگام دریافت گواهی باید قابل مشاهده و ارزیابی باشند.
به عنوان مثال، استاندارد ISO 9001:2015 که به عنوان استاندارد مدیریت کیفیت شناخته می‌شود، شامل 10 بند اصلی است که هر بند اصلی شامل چندین زیربند فرعی می‌باشد.
هر شرکت و سازمان، بدون توجه به نوع فعالیتی که دارد، می‌تواند الزامات استاندارد ISO 9001:2015 را برآورده کند، با این شرط که بندهایی که برای آن شرکت قابل اجرا نیستند، با نظر مشاور و کارشناس متخصص مستثنی شوند.
بعد از مستثنی کردن بندهای بدون کاربرد، باید بندهای باقیمانده در سازمان اجرا و مورد مشاهده قرار گیرند. در فرایند ممیزی، فرد ممیز به دنبال شواهدی است که نشانگر اجرای بندهای الزامات استاندارد باشند.
عموماً برای اجرای هر استاندارد، نیاز به مشاور متخصص در زمینه مربوطه وجود دارد تا با شناخت و تجربه کافی، بهترین مشاوره برای اجرای الزامات استاندارد ISO مورد نظر را ارائه کند.
بعضی از گواهی‌نامه‌ها، مانند نشان CE، دارای الزاماتی است که مانند استانداردهای ایزو نیستند. برای دریافت یک گواهینامه CE، شرکت یا مشاور باید فایل‌های فنی مورد نیاز برای محصول مورد نظر را آماده کرده و در موارد دیگر، آزمایشات تکمیلی لازم انجام شده و گزارش‌های آزمایشی به آن ضمیمه می‌شود.
بنابراین، نتیجه مرحله اول در فرآیند اخذ گواهینامه ایزو این است که باید در ابتدا محیط سازمان را با الزامات مورد نظر استاندارد ایزو هماهنگ کرد و به نوعی اثبات کرد که سازمان به بندهای الزامات این استاندارد توجه داشته و قابل مشاهده است.
مرحله دوم: تعیین یک مرجع صدور معتبر
مرحله دوم در اخذ گواهینامه ایزو، تعیین یک مرجع صدور (CB) معتبر زیر نظر یک مرجع اعتباردهی (AB) معتبر است. پس از تهیه الزامات و روش‌های اجرایی مورد نیاز برای بندهای استانداردها، شرکت برای ممیزی و بررسی آماده می‌شود.
در این مرحله بسیار حائز اهمیت است که صدور گواهینامه ایزو توسط یک مرجع صدور (CB) معتبر انجام شود. یک مرجع صدور معتبر باید تحت اعتبار نهادهای بالادستی معتبر مانند IAF باشد.
قبل از ابراز تمایل به عقد قرارداد با سازمان‌های صدور گواهینامه، حتماً مطمئن شوید که گواهینامه صادره از مرجع صدور معتبر خواهد بود تا فرآیند اخذ گواهینامه ایزو به درستی انجام شود.
هوداک سیستم فرتاک صرفاً از مراجع معتبر زیر نظر IAF فرآیند صدور گواهینامه سازمان‌ها را انجام می‌دهد.
اخذ ایزو (مرحله سوم): ممیزی اولیه و ممیزی‌های مراقبتی برای دریافت گواهینامه ایزو
برای دریافت اولیه گواهینامه ایزو، سازمان نیازمند یک برنامه ممیزی است. این برنامه ممیزی می‌تواند به صورت حضوری یا آنلاین (پس از شیوع ویروس کرونا) صورت پذیرد.
همچنین طبق الزامات سازمان جهانی استانداردسازی، گواهینامه‌های ISO برای مدت سه سال معتبر هستند، اما برای سال دوم و سوم، شرکت‌های دریافت‌کننده گواهینامه ایزو باید مورد بررسی و ممیزی مراقبتی قرار گیرند.
ترتیب این برنامه به گونه‌ای تعیین شده است که شرکت‌ها با ارزیابی و ممیزی دوره‌ای مورد پایش و بررسی قرار گیرند و مشخص شود که آیا الزامات استاندارد به درستی در سازمان اجرا و حفظ می‌شود یا خیر.
خدمات هوداک سیستم فرتاک برای ممیزی مراقبتی رایگان ارائه می‌شود و صرفاً هزینه تمدید آنلاین پرداخت می‌شود. این نیز یکی از مراحل اخذ گواهینامه ایزو است که پس از دریافت گواهینامه، برای سال‌های بعد از آن اجرا می‌شود.
شرایط اخذ گواهینامه ایزو
شرایط اخذ گواهینامه ایزو شامل موارد زیر می‌شود:
1. سازمان در صورت لزوم باید مجوزهای حاکمیتی مربوطه را دریافت کند، به منظور دریافت جواز یا پروانه.
2. سازمان باید از نظر حقوقی معتبر باشد و در صورت فعالیت در صورت صنفی، باید دارای پروانه‌های لازم باشد.
3. شرکت یا سازمان باید تأسیس شده باشد یا در حال راه‌اندازی باشد.
4. سازمان باید با رعایت قوانین ملی یا حاکمیتی فعالیت کند.
5. سازمان باید الزامات استاندارد مربوطه را به طور مشهود اجرا کند و یا از مشاوران واجد صلاحیت در این زمینه استفاده کند.
مدارک لازم برای اخذ گواهینامه ایزو
مدارک مورد نیاز برای اخذ گواهینامه مختص به هر موضوعی جدا از مراحل اخذ ایزو هستند و شامل دو بخش زیر می‌شوند:
1. مدارک فنی و تخصصی: شامل مستندات فنی و تخصصی مرتبط با استانداردها و الزامات ایزو است.
2. مدارک حقوقی و حاکمیتی: شامل مدارک و سند‌های حقوقی و حاکمیتی مرتبط با سازمان و فعالیت‌های آن است.
- مدارک لازم برای اخذ گواهینامه ایزو (مدارک فنی و تخصصی):
مدارک فنی و تخصصی شامل مستندات، روش‌های اجرایی، فرم‌ها و دستورالعمل‌های مربوط به هر استاندارد ایزو است. این مدارک توسط مشاوران ماهر در هر شرکت یا سازمان آماده می‌شوند و برای صدور گواهینامه ایزو، لازم است این مدارک وجود داشته و مورد ممیزی قرار گیرند.
- مدارک لازم برای اخذ گواهینامه ایزو (مدارک حقوقی و حاکمیتی):
مدارک حقوقی و حاکمیتی شامل مدارکی است که وجود و حقوقی بودن شرکت را تأیید می‌کند. این مدارک شامل اسناد ثبتی برای سازمان‌ها و شرکت‌های حقوقی یا مدارک ثبتی صاحبان علامت‌های تجاری است. همچنین، اگر سازمان نیاز به دریافت مجوزهای حاکمیتی دارد، باید با ارائه این مدارک آن را اثبات کند.
به عنوان مثال، اگر یک کلینیک زیبایی قصد دریافت گواهینامه ایزو را داشته باشد، باید علاوه بر ارائه مدارک ثبتی حقوقی، مجوزهای مربوطه از نهاد حاکمیتی مربوطه را نیز ارائه دهد.
واحدهای صنفی که به نام اشخاص حقیقی هستند، می‌توانند تنها با ارائه مجوز و پروانه، از خدمات مشاوره و صدور گواهینامه ایزو بهره‌مند شوند.
اخذ گواهینامه ایزو برای شرکت‌ها و سازمان‌ها
گرفتن گواهینامه ایزو برای استانداردهای مدیریتی، که توسط سازمان جهانی استانداردسازی ISO تدوین شده‌اند، رایج است. برخی از معروف‌ترین استانداردهای مدیریتی ایزو عبارتند از استاندارد مدیریت کیفیت (ایزو ۹۰۰۱)، استاندارد مدیریت زیست محیطی (ایزو ۱۴۰۰۱)، استاندارد مدیریت ایمنی و سلامت (ایزو ۴۵۰۰۱)، استاندارد مدیریت ایمنی مواد غذایی (ایزو ۲۲۰۰۰)، استاندارد مدیریت انرژی (ایزو ۵۰۰۰۱)، ایزو ۱۰۰۰۴، ایزو ۱۰۰۰۲ و غیره.
